Think Fast, Talk Smart – Fern Kadib: Komunikasi Efektif, Krisis, dan Kepemimpinan Komunikasi
Know Before You Tell - The Three-Part Framework Every Communicator Needs
Think Fast, Talk Smart – Fern Kadib: Komunikasi Efektif,
Krisis, dan Kepemimpinan Komunikasi
Di dunia saat ini, komunikasi adalah tentang menyeimbangkan
banyak prioritas sekaligus. Dengan fokus dan niat yang jelas, seseorang dapat
berkomunikasi dengan sukses.
Matt Abrahams, pengajar Strategic Communication di Stanford
Graduate School of Business, berbincang dengan Fern Kadib, Vice President of
University Communications di Stanford University. Fern memimpin hubungan media
global, strategi digital, dan komunikasi internal universitas. Sebelum
bergabung dengan Stanford, ia menjabat sebagai Vice President of Communications
di Caltech dan pernah menjadi diplomat Amerika Serikat di Departemen Luar
Negeri AS.
Aturan 3 dalam Komunikasi
Fern mengaku selalu berpikir dalam pola tiga.
Menurutnya, orang lebih mudah mengingat sesuatu yang
disampaikan dalam tiga poin.
Tiga prinsip utama komunikasi efektif adalah:
1. Ketahui Tujuan Anda
Komunikasi harus memiliki tujuan yang jelas.
Sebelum berbicara atau menulis, tanyakan:
- Apa
yang ingin saya capai?
- Informasi
apa yang ingin saya sampaikan?
- Perubahan
apa yang saya harapkan setelah orang menerima pesan ini?
Tanpa tujuan yang jelas, komunikasi kehilangan arah.
2. Ketahui Audiens Anda
Banyak orang terlalu fokus pada apa yang ingin mereka
katakan dan lupa mempertimbangkan siapa yang mendengarkannya.
Komunikator yang efektif memahami:
- Siapa
audiensnya
- Apa
kebutuhan mereka
- Apa
yang mereka pedulikan
- Bagaimana
mereka mengonsumsi informasi
Pesan yang sama bisa disampaikan dengan cara yang berbeda
kepada kelompok yang berbeda.
3. Ketahui Data Anda
Komunikasi bukan hanya tentang berbicara.
Komunikasi juga tentang mendengarkan.
Data membantu kita memahami:
- Apa
yang berhasil
- Apa
yang tidak berhasil
- Bagaimana
respons audiens
- Saluran
mana yang paling efektif
Tanpa data, kita hanya menebak-nebak.
Memilih Saluran Komunikasi yang Tepat
Tantangan terbesar komunikasi saat ini adalah ledakan jumlah
saluran komunikasi.
Orang menerima informasi melalui:
- Instagram
- TikTok
- X
- Facebook
- Podcast
- Video
- Website
- Email
- Media
massa
Masalahnya adalah kebisingan informasi semakin besar.
Banyak pesan tidak pernah sampai karena terlalu banyak pesan
lain yang bersaing mendapatkan perhatian.
Karena itu, organisasi harus memahami:
Audiens yang berbeda membutuhkan saluran yang berbeda
Beberapa orang:
- Menyukai
video pendek
- Menyukai
media sosial
- Ingin
informasi singkat dan cepat
Sementara yang lain masih menyukai:
- Artikel
mendalam
- Cerita
panjang
- Analisis
yang lebih komprehensif
Tidak Semua Cerita Harus Disampaikan Dengan Cara yang
Sama
Ketika Stanford memiliki sebuah cerita atau informasi
penting, tim komunikasi tidak langsung memilih satu format.
Mereka bertanya:
- Apakah
lebih baik menjadi artikel pendek?
- Apakah
perlu video pendamping?
- Apakah
lebih efektif melalui media massa?
- Apakah
perlu menggunakan beberapa saluran sekaligus?
Kadang-kadang pesan tidak harus datang langsung dari
organisasi.
Lebih efektif jika media independen yang menyampaikan pesan
tersebut kepada publik.
Pelajaran pentingnya:
Bukan hanya pesannya yang penting, tetapi juga saluran
yang digunakan untuk menyampaikan pesan itu.
Komunikator Sering Merasa Sendirian
Di organisasi besar, banyak orang bertanggung jawab atas
komunikasi.
Namun sering kali mereka bekerja sendiri.
Akibatnya:
- Kurang
dukungan
- Kurang
berbagi pengalaman
- Kurang
belajar dari orang lain
Karena itu Stanford membangun:
- Komunitas
komunikasi
- Program
mentoring
- Pertukaran
praktik terbaik
Tujuannya agar para komunikator merasa terhubung dan terus
berkembang.
Tidak Semua Orang Secara Alami Bisa Berkomunikasi
Salah satu kesalahpahaman terbesar adalah:
"Semua orang bisa berkomunikasi karena semua orang bisa
berbicara."
Menurut Fern, itu tidak benar.
Komunikasi yang baik adalah seni.
Dan seperti seni lainnya, ia harus dipelajari.
Cara Membantu Orang Menjadi Komunikator yang Lebih Baik
Banyak akademisi, ilmuwan, dan ahli memiliki pengetahuan
luar biasa.
Namun mereka sering kesulitan menjelaskan ide mereka kepada
masyarakat umum.
Beberapa metode yang digunakan Fern:
Gunakan Aturan 3
Tentukan tiga pesan utama yang ingin disampaikan.
Ini membantu:
- Menyusun
pikiran
- Menjaga
fokus
- Membuat
audiens lebih mudah mengingat
Rekam dan Evaluasi
Orang sering tidak menyadari bagaimana mereka tampil saat
berbicara.
Dengan merekam mereka:
- Mereka
bisa melihat diri sendiri
- Menyadari
kebiasaan buruk
- Memperbaiki
gaya komunikasi
Latih Penyederhanaan
Banyak ahli menjelaskan sesuatu dengan cara yang dipahami
sesama ahli.
Padahal audiens umum membutuhkan bahasa yang lebih
sederhana.
Tugas komunikator adalah menjembatani kesenjangan tersebut.
Komunikasi Krisis
Fern menghabiskan banyak waktu menangani krisis.
Menurutnya, salah satu kutipan terbaik berasal dari Benjamin
Franklin:
"By failing to prepare, you are preparing to
fail."
"Gagal mempersiapkan berarti sedang mempersiapkan
kegagalan."
Tahap Pertama: Persiapan Sebelum Krisis
Sebelum krisis terjadi, organisasi harus bertanya:
Apa lima krisis terbesar yang mungkin terjadi?
Setiap organisasi berbeda.
Universitas memiliki risiko berbeda dari perusahaan.
Perusahaan memiliki risiko berbeda dari individu.
Kemudian buat rencana:
- Siapa
yang bertanggung jawab?
- Siapa
yang berbicara?
- Apa
proses pengambilan keputusan?
- Apa
alat yang tersedia?
Persiapan adalah fondasi utama.
Saat Krisis Terjadi
Menurut Fern, ada tiga prinsip utama.
1. Truth (Kebenaran)
Sampaikan fakta apa adanya.
Jika belum tahu apa yang terjadi, katakan:
"Kami masih mengumpulkan informasi."
Jangan menunggu sampai semua jawaban tersedia.
2. Transparency (Transparansi)
Orang ingin mengetahui apa yang sedang terjadi.
Kejujuran membangun kepercayaan.
Menutupi informasi justru memperburuk situasi.
3. Timeliness (Kecepatan)
Di era media sosial, informasi bergerak sangat cepat.
Komunikasi harus dilakukan:
- Lebih
awal
- Lebih
cepat
- Lebih
sering
Walaupun informasi belum lengkap.
Setelah Krisis
Salah satu nasihat favorit Fern adalah:
Maafkan diri sendiri
Dalam krisis:
- Tidak
ada yang berjalan sempurna
- Akan
ada kesalahan
- Akan
ada kejutan
Persiapan membantu, tetapi tidak menjamin semuanya berjalan
sesuai rencana.
Yang penting:
- Evaluasi
- Belajar
- Perbaiki
sistem
- Gunakan
pelajaran itu untuk masa depan
Apa yang Membuat Sebuah Cerita Menjadi Hebat?
Saat ini dunia sangat terobsesi dengan storytelling.
Terutama di era AI.
Menurut Fern, inti dari cerita yang hebat sangat sederhana:
Cerita yang hebat menciptakan koneksi
Dan koneksi biasanya bersifat personal.
Ketika seseorang:
- Rentan
- Jujur
- Berbagi
pengalaman hidup
Maka hubungan manusiawi tercipta.
Mengapa TED Talk Hebat?
Karena pembicaranya sering:
- Membuka
diri
- Menceritakan
perjuangan pribadi
- Membagikan
pelajaran hidup
Audiens tidak hanya mendengar informasi.
Mereka merasakan hubungan.
Dan hubungan itulah inti dari storytelling.
AI dan Masa Depan Komunikasi
Fern percaya pada prinsip:
Moderasi dalam segala hal
Termasuk AI.
Di Stanford, setiap anggota tim komunikasi memiliki target
pembelajaran AI.
Namun target itu berbeda-beda.
Contohnya:
- Belajar
menulis prompt
- Mengikuti
kelas AI
- Mengintegrasikan
AI ke pekerjaan harian
- Mengeksplorasi
penggunaan AI untuk audiens tertentu
Manfaat AI dalam Komunikasi
AI dapat membantu:
- Menulis
- Mengedit
- Menganalisis
- Menemukan
audiens yang tepat
- Meningkatkan
efisiensi proses
Risiko AI
Fern juga mengingatkan adanya bahaya.
1. Hallucination
AI bisa menghasilkan informasi yang salah.
Karena itu:
- Semua
fakta harus diverifikasi
- Fact-checking
tetap wajib
2. Transparansi
Jika AI digunakan dalam proses kerja, komunikator harus
bersikap terbuka mengenai penggunaannya.
Prinsip AI yang Sehat
Eksplorasi AI.
Belajar AI.
Gunakan AI.
Namun tetap pahami batasannya.
AI adalah alat bantu, bukan pengganti penilaian manusia.
Pelajaran Mendengarkan dari Bill Clinton
Ketika menjadi diplomat di Italia, Fern pernah bertemu
Presiden AS, Bill Clinton.
Yang paling mengesankannya bukan kemampuan berbicara
Clinton.
Melainkan kemampuan mendengarkannya.
Saat berbicara dengan Clinton di tengah ribuan orang, Fern
merasa seolah-olah dirinya adalah satu-satunya orang di ruangan itu.
Pelajaran yang ia ambil:
Mendengarkan berarti memberikan perhatian penuh
- Tidak
multitasking
- Tidak
melihat ke arah lain
- Tidak
memikirkan jawaban berikutnya
- Benar-benar
hadir
Perhatian penuh menciptakan koneksi yang kuat.
Komunikator yang Dikagumi Fern
Menariknya, Fern tidak memilih satu orang.
Menurutnya, komunikasi memiliki banyak dimensi.
Setiap orang unggul dalam aspek yang berbeda.
Contohnya:
- Oprah
Winfrey unggul dalam kehangatan dan koneksi.
- Neil
deGrasse Tyson unggul dalam menyederhanakan ilmu pengetahuan.
- Bill
Nye unggul dalam membuat sains mudah dipahami.
- Bill
Clinton unggul dalam mendengarkan dan membangun hubungan.
Pelajarannya:
Jangan meniru satu orang.
Ambil kualitas terbaik dari banyak orang.
Resep 3 Langkah untuk Menjadi Komunikator Hebat
1. Ketahui Tujuan dan Audiens
- Apa
tujuan Anda?
- Siapa
yang Anda ajak bicara?
2. Jadilah Pendengar yang Aktif
- Dengarkan
dengan penuh perhatian
- Pahami
sebelum ingin dipahami
3. Kuasai Komunikasi Nonverbal
Perhatikan:
- Kontak
mata
- Senyum
- Bahasa
tubuh
- Gestur
- Ekspresi
wajah
Sering kali orang lebih mengingat cara kita menyampaikan
pesan daripada isi pesannya.
Ringkasan 10 Pelajaran Utama
- Pikirkan
komunikasi dalam tiga poin utama.
- Selalu
mulai dari tujuan yang jelas.
- Pahami
audiens sebelum menyusun pesan.
- Gunakan
data untuk belajar dan memperbaiki komunikasi.
- Pilih
saluran komunikasi sesuai karakter audiens.
- Komunikasi
yang baik adalah keterampilan yang dapat dilatih.
- Persiapan
adalah fondasi komunikasi krisis.
- Dalam
krisis, utamakan kebenaran, transparansi, dan kecepatan.
- Cerita
yang hebat menciptakan koneksi manusiawi.
- Komunikator
terbaik bukan hanya pandai berbicara, tetapi juga pandai mendengarkan.
Comments
Post a Comment